Wie richte ich die Gehaltsabrechnung ein, um die staatliche Einkommenssteuer und andere erforderliche Abzüge für einen Mitarbeiter in Kalifornien korrekt einzubehalten?

Um die Lohn- und Gehaltsabrechnung in Kalifornien richtig einzurichten, müssen Sie sich beim Employment Development Department (EDD) als Arbeitgeber registrieren und das staatliche Steuerformular des Arbeitnehmers (DE 4) verwenden, um die erforderlichen Einbehalte zu berechnen und abzuführen. Mit diesen Schritten gewährleisten Sie, dass Sie die Gesetze des Staates einhalten: Schritt 1: Als Arbeitgeber beim EDD registrieren Sie müssen sich innerhalb von 15 Tagen, nachdem Sie einem Arbeitnehmer mehr als 100 USD Lohn gezahlt haben, für eine staatliche Arbeitgeberkontonummer (SEIN) beim EDD registrieren. Sie können sich online über das e-Services for Business-Portal des EDD registrieren. Diese Nummer wird für die Meldung und Zahlung der staatlichen Lohnsteuer benötigt. Schritt 2: Informationen zu den Einbehalten durch den Arbeitnehmer erfassen Lassen Sie Ihren neuen Mitarbeiter ein Bundesformular W-4 und eine Bescheinigung über den Einbehalt des kalifornischen Arbeitnehmers (Formular DE 4) ausfüllen und unterschreiben. Das DE 4 enthält die erforderlichen Informationen, um den korrekten Betrag der kalifornischen Einkommensteuer (PIT) zu berechnen, der von seinem Lohn einzubehalten ist. Schritt 3: Staatliche Einbehalte und Abzüge berechnen Für jede Lohnperiode müssen Sie Folgendes berechnen und einbehalten: - Kalifornische Einkommenssteuer (PIT): Verwenden Sie die Einbehaltungspläne im „California Employer’s Guide“ (DE 44) des EDD, basierend auf den Freibeträgen des Arbeitnehmers auf Formular DE 4. - Staatliche Invaliditätsversicherung (SDI): Dies ist ein obligatorischer Abzug vom Lohn des Arbeitnehmers. Der Satz wird jährlich vom Staat festgelegt. Schritt 4: Lohnsteuer einzahlen und melden Sie müssen die einbehaltenen PIT- und SDI-Gelder gemäß Ihrem zugewiesenen Einzahlungsplan (z. B. monatlich oder vierteljährlich) beim EDD einzahlen. Sie müssen außerdem vierteljährlich Lohnsteuererklärungen (Formular DE 9) und einen Abstimmungsbericht (Formular DE 9C) beim EDD einreichen. Diese Aktionen werden normalerweise über das e-Services for Business-Portal durchgeführt. Schritt 5: Stellen Sie eine detaillierte Lohnabrechnung bereit. Mit jeder Lohnzahlung müssen Sie dem Mitarbeiter eine detaillierte Lohnabrechnung (Lohnzettel) gemäß Abschnitt 226(a) des kalifornischen Arbeitsgesetzbuchs vorlegen. Diese Abrechnung muss den Bruttolohn, die Gesamtarbeitszeit (für nicht freigestellte Mitarbeiter), alle Abzüge, den Nettolohn, die Abrechnungszeiträume sowie den Namen und die Anschrift Ihres Unternehmens enthalten. Wichtige Hinweise: Zusätzlich zu PIT und SDI sind Sie für die Zahlung arbeitgeberfinanzierter Steuern verantwortlich, einschließlich Arbeitslosenversicherung (UI) und Employment Training Tax (ETT). Diese werden nicht vom Mitarbeiterlohn abgezogen, sondern von Ihnen berechnet und bezahlt. Die Beauftragung eines seriösen Lohnabrechnungsdienstes kann diese Berechnungen vereinfachen und pünktliche Zahlungen gewährleisten. Hinweis: Das fehlerhafte Einbehalten und Abführen von Lohnsteuern kann zu erheblichen Strafen und Zinsen führen. Die falsche Einstufung eines Mitarbeiters als unabhängigen Auftragnehmer zur Umgehung dieser Verpflichtungen ist illegal und hat schwerwiegende Folgen. Dies sind allgemeine Informationen und stellen keine Rechtsberatung dar. Wenden Sie sich in komplexen Fällen an einen qualifizierten Anwalt in Kalifornien.