¿Cómo configuro la nómina para retener correctamente los impuestos estatales sobre la renta y otras deducciones requeridas para un empleado de California?

Para configurar correctamente la nómina en California, debe registrarse como empleador en el Departamento de Desarrollo del Empleo (EDD) y usar el formulario de impuestos estatales del empleado (DE 4) para calcular y remitir las retenciones requeridas. Estos son los pasos para garantizar que cumple con la ley estatal: Paso 1: Regístrese como empleador en el EDD Debe registrarse para obtener un número de cuenta de empleador estatal (SEIN) en el EDD dentro de los 15 días de pagar más de $100 en salarios a un empleado. Puede registrarse en línea utilizando el portal de Servicios electrónicos para empresas del EDD. Este número es necesario para informar y pagar los impuestos estatales sobre la nómina. Paso 2: Recopile información de retención de empleados Haga que su nuevo empleado complete y firme un Formulario W-4 federal y un Certificado de exención de retención del empleado de California (Formulario DE 4). El DE 4 proporciona la información necesaria para calcular la cantidad correcta del Impuesto sobre la renta personal de California (PIT) para retener de sus salarios. Paso 3: Calcule las retenciones y deducciones estatales Para cada período de nómina, debe calcular y retener: - Impuesto sobre la renta personal de California (PIT): utilice las tablas de retención que se encuentran en la "Guía del empleador de California" (DE 44) del EDD con base en las asignaciones del Formulario DE 4 del empleado. - Seguro estatal por discapacidad (SDI): esta es una deducción obligatoria del salario del empleado. La tasa la establece el estado anualmente. Paso 4: Deposite y reporte los impuestos sobre la nómina Debe depositar los fondos retenidos del PIT y del SDI ante el EDD de acuerdo con su tabla de depósito asignada (por ejemplo, mensual o trimestral). También debe presentar declaraciones trimestrales de impuestos sobre la nómina (Formulario DE 9) y un informe de conciliación (Formulario DE 9C) ante el EDD. Estas acciones generalmente se realizan a través del portal de servicios electrónicos para empresas. Paso 5: Proporcionar un comprobante de sueldo detallado Con cada pago de sueldo, debe proporcionar al empleado un comprobante de sueldo detallado (talón de pago) que cumpla con la Sección 226(a) del Código Laboral de California. Este comprobante debe mostrar el sueldo bruto, el total de horas trabajadas (para empleados no exentos), todas las deducciones, el sueldo neto, las fechas del período de pago y el nombre y la dirección de su empresa. Consideraciones importantes: Además del PIT y el SDI, usted es responsable de pagar los impuestos financiados por el empleador, incluyendo el Seguro de Desempleo (UI) y el Impuesto de Capacitación Laboral (ETT). Estos no se deducen del sueldo del empleado, sino que usted los calcula y paga. Usar un servicio de nómina de buena reputación puede simplificar estos cálculos y garantizar los pagos puntuales. Nota: No retener ni remitir los impuestos sobre la nómina correctamente puede resultar en multas significativas y cargos por intereses. Clasificar erróneamente a un empleado como contratista independiente para evitar estas obligaciones es ilegal y conlleva graves consecuencias. Esta es información general y no constituye asesoramiento legal. Para situaciones complejas, consulte con un abogado calificado en California.