Comment configurer la paie pour retenir correctement les impôts sur le revenu de l'État et autres déductions obligatoires pour un employé californien ?

Pour configurer correctement la paie en Californie, vous devez vous inscrire en tant qu'employeur auprès du Département du développement de l'emploi (EDD) et utiliser le formulaire fiscal de l'État de l'employé (DE 4) pour calculer et verser les retenues à la source requises. Voici les étapes à suivre pour vous assurer de respecter la loi de l'État : Étape 1 : S'inscrire en tant qu'employeur auprès de l'EDD Vous devez vous inscrire pour obtenir un numéro de compte d'employeur d'État (SEIN) auprès de l'EDD dans les 15 jours suivant le versement de plus de 100 $ de salaire à un employé. Vous pouvez vous inscrire en ligne via le portail e-Services for Business de l'EDD. Ce numéro est requis pour déclarer et payer les charges sociales de l'État. Étape 2 : Recueillir les informations relatives aux retenues à la source des employés Demandez à votre nouvel employé de remplir et de signer un formulaire fédéral W-4 et un certificat d'allocation de retenue à la source des employés de Californie (formulaire DE 4). Le DE 4 fournit les informations nécessaires au calcul du montant correct de l'impôt sur le revenu des personnes physiques de Californie (PIT) à retenir sur son salaire. Étape 3 : Calculer les retenues et déductions de l'État Pour chaque période de paie, vous devez calculer et retenir : - Impôt sur le revenu des particuliers de Californie (PIT) : Utilisez les barèmes de retenue figurant dans le « Guide de l'employeur de Californie » (DE 44) de l'EDD en fonction des allocations du formulaire DE 4 de l'employé. - Assurance invalidité de l'État (SDI) : Il s'agit d'une retenue obligatoire sur le salaire de l'employé. Le taux est fixé par l'État chaque année. Étape 4 : Déposer et déclarer les taxes sur la masse salariale Vous devez déposer les fonds PIT et SDI retenus auprès de l'EDD conformément au calendrier de dépôt qui vous a été attribué (par exemple, mensuellement ou trimestriellement). Vous devez également déposer des déclarations de taxes sur la masse salariale trimestrielles (formulaire DE 9) et un rapport de rapprochement (formulaire DE 9C) auprès de l'EDD. Ces actions sont généralement effectuées via le portail e-Services for Business. Étape 5 : Fournir un relevé de salaire détaillé. À chaque versement de salaire, vous devez fournir à l'employé un relevé de salaire détaillé (bulletin de paie) conforme à l'article 226(a) du Code du travail de Californie. Ce relevé doit indiquer le salaire brut, le total des heures travaillées (pour les employés non exonérés), toutes les déductions, le salaire net, les dates des périodes de paie, ainsi que le nom et l'adresse de votre entreprise. Considérations importantes : Outre l'impôt sur le revenu des personnes physiques (IRP) et l'impôt sur les revenus de travail (ISR), vous êtes responsable du paiement des impôts financés par l'employeur, notamment l'assurance-chômage (UI) et la taxe sur la formation professionnelle (ETT). Ces impôts ne sont pas déduits du salaire de l'employé, mais sont calculés et payés par vous. Faire appel à un service de paie réputé peut simplifier ces calculs et garantir des paiements ponctuels. Remarque : Le non-respect des retenues et des versements des impôts sur les salaires peut entraîner des pénalités et des intérêts importants. Classer un employé comme entrepreneur indépendant pour se soustraire à ces obligations est illégal et entraîne de graves conséquences. Ces informations sont générales et ne constituent pas un avis juridique. Pour les situations complexes, consultez un avocat californien qualifié.