¿Qué formularios debo presentar para pagar correctamente a un empleado doméstico, como una niñera, en California?

Para pagar correctamente a un empleado doméstico en California, debe registrarse como empleador, obtener el seguro requerido y presentar formularios específicos ante las agencias federales y estatales. Este proceso garantiza que cumpla con las leyes tributarias, laborales y de seguro de desempleo. Aquí hay una guía paso a paso de los formularios y acciones requeridas: Paso 1: Obtenga los Números de Identificación del Empleador Necesita dos números para actuar como empleador. Primero, solicite un Número de Identificación del Empleador (EIN) federal gratuito del IRS en línea. Segundo, regístrese con el Departamento de Desarrollo del Empleo (EDD) de California para obtener un Número de Cuenta del Empleador (EAN) estatal presentando el Formulario DE 1 HW, Formulario de Registro para Empleadores de Trabajadores del Hogar. Debe registrarse dentro de los 15 días de pagar más de $750 en salarios en un trimestre calendario. Paso 2: Reúna la documentación del empleado En o antes de su primer día, haga que su empleado complete tres formularios clave: el Formulario I-9 federal (Verificación de elegibilidad de empleo), el Formulario W-4 federal (para determinar la retención de impuestos federales sobre la renta) y el Formulario DE 4 de California (para determinar la retención de impuestos estatales sobre la renta). Debe conservar estos formularios para sus registros. Paso 3: Informe sobre su nuevo empleado al estado Debe informar sobre su nueva contratación al EDD dentro de los 20 días de su fecha de inicio. Puede presentar este informe en línea a través del sitio web del EDD o enviando por correo el Formulario DE 34, Informe de nuevo(s) empleado(s). Paso 4: Obtenga un seguro de compensación para trabajadores Antes de que su empleado comience a trabajar, debe comprar una póliza de seguro de compensación para trabajadores. La ley de California exige esta cobertura para todos los empleadores, incluso aquellos con un solo empleado doméstico a tiempo parcial. Comuníquese con un corredor de seguros con licencia para obtener una póliza. Paso 5: Presente los informes de impuestos y salarios Cada año, presentará el Anexo H (Impuestos sobre el empleo doméstico) con su declaración de impuestos federales sobre la renta personal (Formulario 1040). También debe proporcionar a su empleado un Formulario W-2 antes del 31 de enero y presentarlo ante la Administración del Seguro Social. Para fines estatales, presentará informes trimestrales al EDD utilizando los Formularios DE 9 y DE 9C para declarar los salarios y pagar los impuestos estatales del seguro de desempleo y discapacidad. Detalles y matices importantes: Debe proporcionar a su empleado un comprobante de salario detallado (talón de pago) cada vez que le pague, detallando el salario bruto, las horas trabajadas, las retenciones y el salario neto. Si le paga a un empleado doméstico $2,700 o más en un año calendario (para 2024), debe retener y pagar los impuestos del Seguro Social y Medicare. Advertencias y limitaciones: En California, los trabajadores domésticos como las niñeras casi siempre se consideran empleados, no contratistas independientes. Clasificar erróneamente a un empleado puede dar lugar a multas significativas, impuestos atrasados y otras sanciones legales. El proceso puede ser complejo y muchos empleadores domésticos utilizan un servicio de nómina especializado para gestionar estas presentaciones. Esta es información general y no constituye asesoramiento legal. Para situaciones complejas o preguntas específicas sobre sus obligaciones, consulte con un abogado o profesional de impuestos calificado de California.