Welche Formulare muss ich einreichen, um eine Haushaltshilfe, beispielsweise ein Kindermädchen, in Kalifornien korrekt zu bezahlen?

Um einen Haushaltsangestellten in Kalifornien korrekt zu bezahlen, müssen Sie sich als Arbeitgeber registrieren, die erforderlichen Versicherungen abschließen und bestimmte Formulare bei Bundes- und Landesbehörden einreichen. Dieser Vorgang stellt sicher, dass Sie die Steuer-, Arbeits- und Arbeitslosenversicherungsgesetze einhalten. Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zu den erforderlichen Formularen und Schritten: Schritt 1: Arbeitgeber-Identifikationsnummern erhalten Sie benötigen zwei Nummern, um als Arbeitgeber zu fungieren. Beantragen Sie zunächst online beim IRS eine kostenlose bundesstaatliche Arbeitgeber-Identifikationsnummer (EIN). Registrieren Sie sich anschließend beim kalifornischen Employment Development Department (EDD) für eine staatliche Arbeitgeberkontonummer (EAN), indem Sie das Formular DE 1 HW (Registrierungsformular für Arbeitgeber von Haushaltsangestellten) einreichen. Sie müssen sich innerhalb von 15 Tagen nach der Auszahlung von über 750 USD an Löhnen in einem Kalenderquartal registrieren. Schritt 2: Mitarbeiterunterlagen einsammeln Lassen Sie Ihren Mitarbeiter am oder vor seinem ersten Arbeitstag drei wichtige Formulare ausfüllen: das bundesstaatliche Formular I-9 (Bestätigung der Arbeitsberechtigung), das bundesstaatliche Formular W-4 (zur Bestimmung der bundesstaatlichen Einkommensteuereinbehaltung) und das kalifornische Formular DE 4 (zur Bestimmung der bundesstaatlichen Einkommensteuereinbehaltung). Sie müssen diese Formulare für Ihre Unterlagen aufbewahren. Schritt 3: Melden Sie Ihren neuen Mitarbeiter dem Staat. Sie müssen Ihren neuen Mitarbeiter innerhalb von 20 Tagen nach seinem Arbeitsbeginn dem EDD melden. Sie können diese Meldung online über die Website des EDD einreichen oder indem Sie Formular DE 34, Meldung neuer Mitarbeiter, einsenden. Schritt 4: Schließen Sie eine Arbeiterunfallversicherung ab. Bevor Ihr Mitarbeiter seine Arbeit aufnimmt, müssen Sie eine Arbeiterunfallversicherung abschließen. Das kalifornische Gesetz schreibt diesen Versicherungsschutz für alle Arbeitgeber vor, auch für diejenigen mit nur einem Teilzeit-Haushaltsangestellten. Wenden Sie sich an einen zugelassenen Versicherungsmakler, um eine Police abzuschließen. Schritt 5: Reichen Sie Steuer- und Lohnberichte ein. Jedes Jahr reichen Sie Schedule H (Haushaltsbeschäftigungssteuern) mit Ihrer persönlichen Bundeseinkommensteuererklärung (Formular 1040) ein. Sie müssen Ihrem Mitarbeiter außerdem bis zum 31. Januar ein Formular W-2 zukommen lassen und es bei der Sozialversicherungsbehörde einreichen. Für staatliche Zwecke reichen Sie vierteljährlich Berichte beim EDD ein, indem Sie die Formulare DE 9 und DE 9C verwenden Wichtige Details und Nuancen: Sie sind verpflichtet, Ihrem Mitarbeiter bei jeder Zahlung eine detaillierte Lohnabrechnung (Lohnzettel) mit detaillierten Angaben zu Bruttolohn, geleisteten Arbeitsstunden, Einbehalten und Nettolohn vorzulegen. Wenn Sie einem Haushaltsangestellten in einem Kalenderjahr (für 2024) 2.700 USD oder mehr zahlen, müssen Sie Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern einbehalten und abführen. Warnhinweise und Einschränkungen: In Kalifornien gelten Haushaltsangestellte wie Kindermädchen fast immer als Angestellte und nicht als unabhängige Auftragnehmer. Die falsche Einstufung eines Mitarbeiters kann zu erheblichen Geldstrafen, Steuernachzahlungen und anderen rechtlichen Strafen führen. Der Prozess kann komplex sein und viele Arbeitgeber in Privathaushalten nutzen einen spezialisierten Lohnabrechnungsdienst, um diese Einreichungen zu bearbeiten. Dies sind allgemeine Informationen und stellen keine Rechtsberatung dar. In komplexen Situationen oder bei speziellen Fragen zu Ihren Verpflichtungen wenden Sie sich an einen qualifizierten Rechtsanwalt oder Steuerberater in Kalifornien.