Quali moduli devo compilare per pagare correttamente un dipendente domestico, come una tata, in California?

Per pagare correttamente un lavoratore domestico in California, è necessario registrarsi come datore di lavoro, ottenere l'assicurazione obbligatoria e presentare moduli specifici alle agenzie federali e statali. Questo processo garantisce il rispetto delle leggi fiscali, del lavoro e dell'assicurazione contro la disoccupazione. Ecco una guida dettagliata ai moduli e alle azioni richieste: Fase 1: Ottenere i numeri di identificazione del datore di lavoro Per agire come datore di lavoro sono necessari due numeri. Innanzitutto, richiedere online un numero di identificazione del datore di lavoro federale (EIN) gratuito dall'IRS. In secondo luogo, registrarsi presso il Dipartimento per lo sviluppo dell'occupazione (EDD) della California per ottenere un numero di conto del datore di lavoro (EAN) statale compilando il modulo DE 1 HW, Modulo di registrazione per i datori di lavoro di lavoratori domestici. È necessario registrarsi entro 15 giorni dal pagamento di oltre $ 750 di stipendio in un trimestre solare. Fase 2: Raccogliere la documentazione del dipendente Il primo giorno o prima, chiedi al tuo dipendente di compilare tre moduli chiave: il modulo federale I-9 (Verifica dell'idoneità all'impiego), il modulo federale W-4 (per determinare la ritenuta d'acconto federale sull'imposta sul reddito) e il modulo californiano DE 4 (per determinare la ritenuta d'acconto statale sull'imposta sul reddito). È necessario conservare questi moduli per i propri archivi. Fase 3: Segnalare il nuovo dipendente allo Stato È necessario segnalare il nuovo assunto all'EDD entro 20 giorni dalla data di inizio. È possibile presentare questa segnalazione online tramite il sito web dell'EDD o inviando per posta il modulo DE 34, Segnalazione del/i nuovo/i dipendente/i. Fase 4: Assicurarsi un'assicurazione contro gli infortuni sul lavoro Prima che il dipendente inizi a lavorare, è necessario acquistare una polizza assicurativa contro gli infortuni sul lavoro. La legge della California richiede questa copertura per tutti i datori di lavoro, anche quelli con un solo dipendente domestico part-time. Contattare un broker assicurativo autorizzato per ottenere una polizza. Fase 5: Presentare le dichiarazioni fiscali e salariali Ogni anno, si presenterà il Modulo H (Imposte sul lavoro domestico) con la dichiarazione dei redditi federale personale (Modulo 1040). È inoltre necessario fornire al dipendente un modulo W-2 entro il 31 gennaio e depositarlo presso la Social Security Administration. Ai fini statali, è necessario presentare relazioni trimestrali all'EDD utilizzando i moduli DE 9 e DE 9C per dichiarare gli stipendi e pagare le tasse statali per l'assicurazione contro la disoccupazione e l'invalidità. Dettagli e sfumature importanti: è necessario fornire al dipendente una busta paga dettagliata (busta paga) ogni volta che lo si paga, che specifichi lo stipendio lordo, le ore lavorate, le ritenute e la retribuzione netta. Se si paga un lavoratore domestico per un importo pari o superiore a 2.700 dollari in un anno solare (per il 2024), è necessario trattenere e pagare le tasse della Social Security e Medicare. Avvertenze e limitazioni: in California, i lavoratori domestici come le tate sono quasi sempre considerati dipendenti, non lavoratori autonomi. Classificare erroneamente un dipendente può comportare multe significative, tasse arretrate e altre sanzioni legali. Il processo può essere complesso e molti datori di lavoro domestici si avvalgono di un servizio di elaborazione paghe specializzato per gestire queste pratiche. Queste sono informazioni generali e non costituiscono consulenza legale. Per situazioni complesse o domande specifiche sui tuoi obblighi, rivolgiti a un avvocato qualificato della California o a un professionista fiscale.