Quels formulaires dois-je remplir pour payer correctement un employé de maison, comme une nounou, en Californie ?

Pour payer correctement un employé de maison en Californie, vous devez vous enregistrer en tant qu'employeur, souscrire l'assurance requise et remplir des formulaires spécifiques auprès des agences fédérales et étatiques. Ce processus garantit votre conformité aux lois fiscales, du travail et de l'assurance chômage. Voici un guide étape par étape des formulaires et actions requis : Étape 1 : Obtenir les numéros d'identification d'employeur. Vous avez besoin de deux numéros pour agir en tant qu'employeur. Tout d'abord, demandez un numéro d'identification d'employeur fédéral (EIN) gratuit auprès de l'IRS en ligne. Ensuite, inscrivez-vous auprès du Département du développement de l'emploi de Californie (EDD) pour obtenir un numéro de compte d'employeur d'État (EAN) en remplissant le formulaire DE 1 HW, Formulaire d'inscription pour les employeurs d'employés de maison. Vous devez vous inscrire dans les 15 jours suivant le versement de plus de 750 $ de salaires au cours d'un trimestre civil. Étape 2 : Récupérer les documents de l'employé. Au plus tard le premier jour, demandez à votre employé de remplir trois formulaires clés : le formulaire fédéral I-9 (vérification de l'admissibilité à l'emploi), le formulaire fédéral W-4 (pour déterminer la retenue d'impôt sur le revenu fédéral) et le formulaire californien DE 4 (pour déterminer la retenue d'impôt sur le revenu de l'État). Vous devez conserver ces formulaires pour vos archives. Étape 3 : Déclarer votre nouvel employé à l'État Vous devez déclarer votre nouvelle embauche à l'EDD dans les 20 jours suivant sa date de début. Vous pouvez déposer ce rapport en ligne sur le site Web de l'EDD ou en envoyant par courrier le formulaire DE 34, Rapport sur le(s) nouvel(s) employé(s). Étape 4 : Souscrire une assurance contre les accidents du travail Avant que votre employé ne commence à travailler, vous devez souscrire une police d'assurance contre les accidents du travail. La loi californienne exige cette couverture pour tous les employeurs, même ceux qui n'ont qu'un seul employé de maison à temps partiel. Contactez un courtier d'assurance agréé pour obtenir une police. Étape 5 : Produire des déclarations fiscales et salariales Chaque année, vous déposerez l'annexe H (impôts sur l'emploi des ménages) avec votre déclaration de revenus fédérale personnelle (formulaire 1040). Vous devez également fournir à votre employé un formulaire W-2 avant le 31 janvier et le déposer auprès de la Social Security Administration. Aux fins de l'État, vous déposerez des rapports trimestriels auprès de l'EDD en utilisant les formulaires DE 9 et DE 9C pour déclarer les salaires et payer les cotisations d'assurance chômage et invalidité de l'État. Informations et nuances importantes : Vous êtes tenu de fournir à votre employé un bulletin de paie détaillé à chaque versement, détaillant le salaire brut, les heures travaillées, les retenues à la source et le salaire net. Si vous versez à un employé de maison 2 700 $ ou plus au cours d'une année civile (pour 2024), vous devez retenir et payer les cotisations de sécurité sociale et d'assurance-maladie. Avertissements et limitations : En Californie, les employés de maison comme les nounous sont presque toujours considérés comme des employés et non comme des travailleurs indépendants. Une mauvaise classification d'un employé peut entraîner des amendes importantes, des arriérés d'impôts et d'autres sanctions légales. La procédure peut être complexe, et de nombreux employeurs de maisons de retraite font appel à un service de paie spécialisé pour gérer ces déclarations. Ces informations sont générales et ne constituent pas un avis juridique. Pour les situations complexes ou les questions spécifiques concernant vos obligations, consultez un avocat ou un fiscaliste californien qualifié.