Какие формы необходимо подать, чтобы правильно оформить выплаты домашнему работнику, такому как няня, в штате Калифорния?

Чтобы правильно платить домашнему работнику в Калифорнии, вы должны зарегистрироваться в качестве работодателя, приобрести необходимое страхование и подать определённые формы в федеральные и государственные органы. Этот процесс гарантирует соблюдение вами налогового и трудового законодательства, а также законов о страховании по безработице. Ниже представлено пошаговое руководство по необходимым формам и действиям: Шаг 1: Получите идентификационные номера работодателя** Вам понадобятся два номера, чтобы выступать в качестве работодателя. Во-первых, подайте онлайн-заявку в Налоговое управление США (IRS) для получения бесплатного федерального идентификационного номера работодателя (EIN). Во-вторых, зарегистрируйтесь в Департаменте развития занятости Калифорнии (EDD) для получения номера счёта работодателя штата (EAN), подав форму DE 1 HW (Регистрационная форма для работодателей домашних работников). Вы должны зарегистрироваться в течение 15 дней после выплаты заработной платы на сумму свыше 750 долларов США в календарном квартале. Шаг 2: Соберите документы от работника** Не позднее первого рабочего дня попросите работника заполнить три ключевые формы: федеральную форму I-9 (Подтверждение права на работу), федеральную форму W-4 (для определения удержаний из федерального подоходного налога) и калифорнийскую форму DE 4 (для определения удержаний из подоходного налога штата). Вы должны хранить эти формы в своей документации. Шаг 3: Сообщите о новом работнике властям штата** Вы обязаны сообщить о приёме нового сотрудника в EDD в течение 20 дней с даты его выхода на работу. Вы можете подать это уведомление онлайн через веб-сайт EDD или отправив по почте форму DE 34 (Уведомление о новом сотруднике(-ах)). Шаг 4: Оформите страхование от несчастных случаев на производстве** Прежде чем ваш работник приступит к работе, вы должны приобрести полис страхования от несчастных случаев на производстве (workers' compensation insurance). Законодательство Калифорнии требует наличия такого страхования у всех работодателей, даже у тех, кто нанимает всего одного домашнего работника на неполный рабочий день. Для приобретения полиса свяжитесь с лицензированным страховым брокером. Шаг 5: Подавайте налоговую и зарплатную отчётность** Ежегодно вы будете подавать Приложение H (Налоги на домашних работников) вместе с вашей личной федеральной декларацией о подоходном налоге (форма 1040). Вы также должны предоставить вашему работнику форму W-2 до 31 января и подать её в Управление социального обеспечения (Social Security Administration). На уровне штата вы будете подавать ежеквартальные отчёты в EDD, используя формы DE 9 и DE 9C, для отчётности по заработной плате и уплаты налогов на страхование по безработице и нетрудоспособности штата. Важные детали и нюансы:** При каждой выплате вы обязаны предоставлять работнику детализированную ведомость о заработной плате (расчётный листок), в которой указываются валовая заработная плата, отработанные часы, удержания и чистая сумма к выплате. Если вы выплачиваете домашнему работнику 2700 долларов США или более в течение календарного года (по состоянию на 2024 год), вы должны удерживать и уплачивать налоги на социальное обеспечение (Social Security) и медицинское страхование (Medicare). Предупреждения и ограничения:** В Калифорнии домашние работники, такие как няни, почти всегда считаются наёмными работниками, а не независимыми подрядчиками. Неправильная классификация работника может привести к значительным штрафам, взысканию недоплаченных налогов и другим правовым санкциям. Этот процесс может быть сложным, и многие работодатели домашних работников пользуются услугами специализированных расчётных компаний для ведения этой отчётности. This is general information and does not constitute legal advice. For complex situations or specific questions about your obligations, consult with a qualified California attorney or tax professional.