¿Cuál es el procedimiento paso a paso para contratar legalmente a mi primer empleado en California?

Contratar a su primer empleado en California requiere que complete varios pasos clave de registro, seguro e informes con agencias federales y estatales. Aquí está el procedimiento paso a paso: Paso 1: Obtenga los números de identificación del empleador Primero, solicite un Número de identificación del empleador (EIN) federal del IRS. Puede hacerlo gratis en línea en IRS.gov. Luego, debe registrarse como empleador con el Departamento de Desarrollo del Empleo de California (EDD) para obtener su Número de cuenta de empleador estatal. Debe registrarse con el EDD dentro de los 15 días de pagar más de $100 en salarios en un trimestre calendario. Paso 2: Obtenga un seguro de compensación para trabajadores Antes de que su empleado realice cualquier trabajo, debe comprar una póliza de seguro de compensación para trabajadores. Esto es requerido por la Sección 3700 del Código Laboral de California y brinda beneficios a los empleados que se lesionan o enferman en su trabajo. Puede obtener una póliza a través de un agente de seguros con licencia o directamente del Fondo de Seguro de Compensación del Estado. Paso 3: Complete la documentación de la nueva contratación En o antes del primer día del empleado, pídale que complete un Formulario federal W-4 y un DE 4 de California para fines de retención de impuestos. También debe completar un Formulario federal I-9, Verificación de elegibilidad de empleo, dentro de los tres días hábiles posteriores a su fecha de inicio. Debe inspeccionar los documentos de identidad y autorización de empleo del empleado y mantener estos formularios en archivo. Paso 4: Informe a su nuevo empleado al estado Debe informar a su nueva contratación al Registro de nuevos empleados de California presentando un Informe de nuevo empleado (Formulario DE 34). Este informe debe enviarse al EDD dentro de los 20 días posteriores a la fecha de inicio del trabajo del empleado. Puede presentar este informe en línea utilizando el portal de servicios electrónicos para empresas del EDD. Paso 5: Publique los avisos requeridos en el lugar de trabajo Debe exhibir carteles estatales y federales obligatorios en el lugar de trabajo en un lugar visible y accesible para su empleado. Estos carteles informan a los empleados sobre sus derechos con respecto a los salarios, las horas y la seguridad. Puede descargar estos carteles obligatorios de forma gratuita de los sitios web del Departamento de Relaciones Industriales de California (DIR) y el Departamento de Trabajo de los Estados Unidos (DOL). Detalles y matices importantes Usted es responsable de cumplir con todas las leyes de salarios y horarios de California, incluyendo el salario mínimo, el pago de horas extras y la provisión de descansos obligatorios para comer y descansar. También debe retener los impuestos sobre la nómina, pagar la parte del empleador e informar estos impuestos al IRS y al EDD según un cronograma establecido. Advertencias y limitaciones Es fundamental clasificar correctamente a su trabajador como "empleado" en lugar de "contratista independiente", ya que la clasificación errónea conlleva sanciones severas. Esta guía cubre los requisitos generales a nivel estatal; su ciudad o industria puede tener obligaciones adicionales de registro o licencia. Esta es información general y no constituye asesoramiento legal. Para situaciones complejas u orientación adaptada a las necesidades específicas de su negocio, consulte con un abogado calificado en California.