Qual è la procedura dettagliata per assumere legalmente il mio primo dipendente in California?

L'assunzione del tuo primo dipendente in California richiede il completamento di diversi passaggi chiave di registrazione, assicurazione e segnalazione presso le agenzie federali e statali. Ecco la procedura dettagliata: Fase 1: Ottenere i numeri di identificazione del datore di lavoro Innanzitutto, richiedi un numero di identificazione del datore di lavoro (EIN) federale all'IRS. Puoi farlo gratuitamente online su IRS.gov. Successivamente, devi registrarti come datore di lavoro presso il California Employment Development Department (EDD) per ottenere il tuo numero di conto del datore di lavoro statale. Sei tenuto a registrarti presso l'EDD entro 15 giorni dal pagamento di più di $ 100 di stipendio in un trimestre solare. Fase 2: Ottenere un'assicurazione contro gli infortuni sul lavoro Prima che il tuo dipendente svolga qualsiasi lavoro, devi acquistare una polizza assicurativa contro gli infortuni sul lavoro. Questa è richiesta dalla Sezione 3700 del Codice del Lavoro della California e fornisce benefici ai dipendenti che si infortunano o si ammalano durante il loro lavoro. Puoi ottenere una polizza tramite un agente assicurativo autorizzato o direttamente dal Fondo Assicurativo Statale per gli Indennizzi. Fase 3: Compilare la documentazione per i nuovi assunti Entro e non oltre il primo giorno di lavoro del dipendente, chiedetegli di compilare il modulo federale W-4 e il modulo California DE 4 ai fini della ritenuta fiscale. È inoltre necessario compilare il modulo federale I-9, Verifica dell'idoneità all'impiego, entro tre giorni lavorativi dalla data di inizio. È necessario ispezionare i documenti di identità e di autorizzazione all'impiego del dipendente e conservarli in archivio. Fase 4: Segnalare il nuovo dipendente allo Stato È necessario segnalare il nuovo dipendente al Registro dei nuovi dipendenti della California compilando un rapporto sui nuovi dipendenti (modulo DE 34). Questo rapporto deve essere presentato all'EDD entro 20 giorni dalla data di inizio del lavoro del dipendente. È possibile presentare questo rapporto online utilizzando il portale e-Services for Business dell'EDD. Fase 5: Affiggere gli avvisi obbligatori sul posto di lavoro È necessario esporre i poster obbligatori statali e federali sul posto di lavoro in un luogo ben visibile e accessibile al dipendente. Questi poster informano i dipendenti sui loro diritti in materia di salario, orario di lavoro e sicurezza. È possibile scaricare gratuitamente questi poster obbligatori dai siti web del Dipartimento delle Relazioni Industriali della California (DIR) e del Dipartimento del Lavoro degli Stati Uniti (DOL). Dettagli e sfumature importanti: sei responsabile del rispetto di tutte le leggi californiane in materia di salari e orari di lavoro, inclusi il salario minimo, la retribuzione degli straordinari e la fornitura obbligatoria di pause per i pasti e il riposo. Devi inoltre trattenere le imposte sulla busta paga, pagare la quota del datore di lavoro e segnalare tali imposte all'IRS e all'EDD secondo una pianificazione prestabilita. Avvertenze e limitazioni: è fondamentale classificare correttamente il tuo lavoratore come "dipendente" piuttosto che come "appaltatore indipendente", poiché una classificazione errata comporta gravi sanzioni. Questa guida copre i requisiti generali a livello statale; la tua città o il tuo settore potrebbero avere ulteriori obblighi di registrazione o licenza. Queste sono informazioni generali e non costituiscono consulenza legale. Per situazioni complesse o indicazioni personalizzate in base alle tue specifiche esigenze aziendali, consulta un avvocato qualificato della California.