Quelle est la procédure étape par étape pour embaucher légalement mon premier employé en Californie ?

Pour embaucher votre premier employé en Californie, vous devez effectuer plusieurs démarches clés en matière d'enregistrement, d'assurance et de déclaration auprès des agences fédérales et étatiques. Voici la procédure étape par étape : Étape 1 : Obtenir un numéro d'identification d'employeur. Commencez par demander un numéro d'identification d'employeur (EIN) fédéral auprès de l'IRS. Vous pouvez le faire gratuitement en ligne sur IRS.gov. Ensuite, vous devez vous inscrire en tant qu'employeur auprès du California Employment Development Department (EDD) pour obtenir votre numéro de compte employeur d'État. Vous devez vous inscrire auprès de l'EDD dans les 15 jours suivant le versement de plus de 100 $ de salaire au cours d'un trimestre civil. Étape 2 : Souscrire une assurance accidents du travail. Avant que votre employé n'effectue quoi que ce soit, vous devez souscrire une assurance accidents du travail. Cette assurance est exigée par l'article 3700 du Code du travail californien et offre des prestations aux employés blessés ou malades au travail. Vous pouvez souscrire une police auprès d'un agent d'assurance agréé ou directement auprès du State Compensation Insurance Fund. Étape 3 : Remplir les documents relatifs aux nouvelles embauches Au plus tard le premier jour de l'employé, demandez-lui de remplir un formulaire fédéral W-4 et un DE 4 de Californie à des fins de retenue d'impôt. Vous devez également remplir un formulaire fédéral I-9, Vérification de l'admissibilité à l'emploi, dans les trois jours ouvrables suivant sa date de début. Vous devez inspecter les documents d'identité et d'autorisation d'emploi de l'employé et conserver ces formulaires dans vos dossiers. Étape 4 : Signaler votre nouvel employé à l'État Vous devez signaler votre nouvelle embauche au Registre des nouveaux employés de Californie en remplissant un Rapport sur les nouveaux employés (formulaire DE 34). Ce rapport doit être soumis à l'EDD dans les 20 jours suivant la date de début de travail de l'employé. Vous pouvez déposer ce rapport en ligne via le portail e-Services for Business de l'EDD. Étape 5 : Afficher les avis obligatoires sur le lieu de travail Vous devez afficher les affiches obligatoires de l'État et du gouvernement fédéral sur le lieu de travail dans un endroit bien en vue et accessible à votre employé. Ces affiches informent les employés de leurs droits en matière de salaires, d'horaires et de sécurité. Vous pouvez télécharger gratuitement ces affiches obligatoires sur les sites web du Département des relations industrielles de Californie (DIR) et du Département du travail des États-Unis (DOL). Détails et nuances importants : Vous êtes tenu de respecter toutes les lois californiennes sur les salaires et les horaires, y compris le salaire minimum, la rémunération des heures supplémentaires et l'octroi de pauses repas et de repos obligatoires. Vous devez également retenir les cotisations sociales, payer la part patronale et déclarer ces cotisations à l'IRS et à l'EDD selon un calendrier défini. Avertissements et limitations : Il est essentiel de classer correctement votre travailleur comme « employé » plutôt que comme « entrepreneur indépendant », car une classification erronée entraîne de lourdes sanctions. Ce guide couvre les exigences générales au niveau de l'État ; votre ville ou votre secteur d'activité peut avoir des obligations d'enregistrement ou de licence supplémentaires. Ces informations sont générales et ne constituent pas un avis juridique. Pour les situations complexes ou les conseils adaptés aux besoins spécifiques de votre entreprise, consultez un avocat californien qualifié.