Какова пошаговая процедура законного найма моего первого сотрудника в Калифорнии?

Наем вашего первого сотрудника в Калифорнии потребует от вас выполнения нескольких ключевых шагов по регистрации, страхованию и отчетности как в федеральных, так и в государственных агентствах. Вот пошаговая процедура: Шаг 1: Получите идентификационные номера работодателя Сначала подайте заявление на получение федерального идентификационного номера работодателя (EIN) в IRS. Вы можете сделать это бесплатно онлайн на сайте IRS.gov. Затем вы должны зарегистрироваться в качестве работодателя в Департаменте развития занятости Калифорнии (EDD), чтобы получить номер счета работодателя штата. Вам необходимо зарегистрироваться в EDD в течение 15 дней с момента выплаты более 100 долларов заработной платы за календарный квартал. Шаг 2: Получите страховку компенсации работникам Перед тем, как ваш сотрудник начнет выполнять какую-либо работу, вы должны приобрести полис страхования компенсации работникам. Это требуется в соответствии с разделом 3700 Трудового кодекса Калифорнии и предоставляет льготы сотрудникам, получившим травму или заболевшим на работе. Вы можете получить полис через лицензированного страхового агента или непосредственно в Фонде компенсационного страхования штата. Шаг 3: Заполните документы для нового найма В первый день работы сотрудника или до него попросите его заполнить федеральную форму W-4 и калифорнийскую форму DE 4 для удержания налога. Вы также должны заполнить федеральную форму I-9, подтверждение права на трудоустройство, в течение трех рабочих дней с даты его начала работы. Вы должны проверить документы, удостоверяющие личность и разрешение на работу сотрудника, и сохранить эти формы в деле. Шаг 4: Сообщите о своем новом сотруднике в штат Вы должны сообщить о своем новом найме в Калифорнийский реестр новых сотрудников, заполнив отчет о новом(ых) сотруднике(ах) (форма DE 34). Этот отчет должен быть представлен в EDD в течение 20 дней с даты начала работы сотрудника. Вы можете подать этот отчет онлайн с помощью портала EDD e-Services for Business. Шаг 5: Разместите требуемые уведомления на рабочем месте Вы должны разместить обязательные государственные и федеральные плакаты на рабочем месте на видном месте, доступном для вашего сотрудника. Эти плакаты информируют сотрудников об их правах в отношении заработной платы, рабочего времени и безопасности. Вы можете бесплатно скачать эти обязательные плакаты с веб-сайтов Департамента производственных отношений Калифорнии (DIR) и Министерства труда США (DOL). Важные детали и нюансы Вы несете ответственность за соблюдение всех законов Калифорнии о заработной плате и рабочем времени, включая минимальную заработную плату, оплату сверхурочных и предоставление обязательных перерывов на питание и отдых. Вы также должны удерживать налоги с заработной платы, выплачивать долю работодателя и отчитываться об этих налогах в IRS и EDD по установленному графику. Предупреждения и ограничения Крайне важно правильно классифицировать вашего работника как «сотрудника», а не как «независимого подрядчика», поскольку неправильная классификация влечет за собой строгие штрафы. В этом руководстве рассматриваются общие требования на уровне штата; в вашем городе или отрасли могут быть дополнительные требования по регистрации или лицензированию. Это общая информация, которая не является юридической консультацией. В сложных ситуациях или для получения рекомендаций, соответствующих конкретным потребностям вашего бизнеса, проконсультируйтесь с квалифицированным юристом из Калифорнии.