Wie läuft die schrittweise Vorgehensweise bei der legalen Einstellung meines ersten Mitarbeiters in Kalifornien ab?

Wenn Sie in Kalifornien Ihren ersten Mitarbeiter einstellen, müssen Sie mehrere wichtige Schritte in Bezug auf Registrierung, Versicherung und Meldung bei Bundes- und Landesbehörden erledigen. So gehen Sie Schritt für Schritt vor: Schritt 1: Arbeitgeber-Identifikationsnummern erhalten Beantragen Sie zunächst eine bundesstaatliche Arbeitgeber-Identifikationsnummer (EIN) beim IRS. Dies können Sie kostenlos online unter IRS.gov tun. Als Nächstes müssen Sie sich beim California Employment Development Department (EDD) als Arbeitgeber registrieren, um Ihre staatliche Arbeitgeberkontonummer zu erhalten. Sie müssen sich beim EDD innerhalb von 15 Tagen registrieren, nachdem Sie in einem Kalenderquartal mehr als 100 USD Lohn gezahlt haben. Schritt 2: Schließen Sie eine Arbeiterunfallversicherung ab Bevor Ihr Mitarbeiter irgendeine Arbeit verrichtet, müssen Sie eine Arbeiterunfallversicherung abschließen. Dies ist gemäß Abschnitt 3700 des kalifornischen Arbeitsgesetzes vorgeschrieben und bietet Leistungen für Arbeitnehmer, die bei der Arbeit verletzt werden oder erkranken. Sie können eine Police über einen zugelassenen Versicherungsvertreter oder direkt beim State Compensation Insurance Fund abschließen. Schritt 3: Unterlagen für neue Mitarbeiter ausfüllen Lassen Sie den Mitarbeiter am oder vor seinem ersten Arbeitstag ein Bundesformular W-4 und ein kalifornisches Formular DE 4 zum Zwecke der Steuereinbehaltung ausfüllen. Sie müssen innerhalb von drei Werktagen nach dem Arbeitsbeginn auch ein Bundesformular I-9 (Verifizierung der Arbeitsberechtigung) ausfüllen. Sie müssen die Identitäts- und Arbeitserlaubnisdokumente des Mitarbeiters prüfen und diese Formulare aufbewahren. Schritt 4: Melden Sie Ihren neuen Mitarbeiter dem Staat Sie müssen Ihren neuen Mitarbeiter dem kalifornischen Register für neue Mitarbeiter melden, indem Sie einen Bericht über neue Mitarbeiter (Formular DE 34) einreichen. Dieser Bericht muss innerhalb von 20 Tagen nach Arbeitsbeginn des Mitarbeiters an das EDD übermittelt werden. Sie können diesen Bericht online über das Portal „e-Services for Business“ des EDD einreichen. Schritt 5: Erforderliche Hinweise am Arbeitsplatz aushängen Sie müssen die vorgeschriebenen staatlichen und bundesstaatlichen Arbeitsplatzaushänge an einer gut sichtbaren, für Ihren Mitarbeiter zugänglichen Stelle aushängen. Diese Aushänge informieren die Mitarbeiter über ihre Rechte hinsichtlich Lohn, Arbeitszeit und Sicherheit. Sie können diese erforderlichen Poster kostenlos von den Websites des California Department of Industrial Relations (DIR) und des US Department of Labor (DOL) herunterladen. Wichtige Details und Nuancen Sie sind dafür verantwortlich, alle kalifornischen Lohn- und Arbeitszeitgesetze einzuhalten, darunter Mindestlohn, Überstundenvergütung und die Gewährung obligatorischer Essens- und Ruhepausen. Sie müssen außerdem Lohnsteuern einbehalten, den Arbeitgeberanteil zahlen und diese Steuern planmäßig an die IRS und EDD melden. Warnungen und Einschränkungen Es ist wichtig, Ihren Arbeitnehmer richtig als „Arbeitnehmer“ und nicht als „unabhängigen Auftragnehmer“ einzustufen, da eine falsche Einstufung schwere Strafen nach sich zieht. Dieser Leitfaden behandelt allgemeine Anforderungen auf Bundesstaatsebene; in Ihrer Stadt oder Branche gelten möglicherweise zusätzliche Registrierungs- oder Lizenzierungspflichten. Dies sind allgemeine Informationen und stellen keine Rechtsberatung dar. Bei komplexen Situationen oder für eine auf Ihre speziellen Geschäftsanforderungen zugeschnittene Beratung wenden Sie sich an einen qualifizierten Rechtsanwalt in Kalifornien.