¿Qué registros financieros y operativos específicos debe mantener mi pequeña empresa para estar preparada para una auditoría fiscal de California?

Para estar preparado para una auditoría fiscal de California, debe mantener registros completos y precisos que respalden todos los ingresos, gastos, deducciones y créditos reclamados en sus declaraciones de impuestos. La ley de California requiere que mantenga todos los registros necesarios para determinar su obligación tributaria correcta. Estos son los pasos para asegurarse de tener la documentación requerida: Paso 1: Recopile todos los registros de ingresos brutos Debe guardar todos los documentos que muestren las fuentes y los montos de los ingresos brutos de su negocio. Estos incluyen facturas de ventas, cintas de caja registradora, recibos de depósito bancario, estados de cuenta de procesamiento de tarjetas de crédito y extractos bancarios. Paso 2: Documente todos los gastos comerciales Mantenga registros detallados de todos los gastos comerciales que deduzca. Esto incluye cheques cancelados, recibos de efectivo, facturas de proveedores y extractos de tarjetas de crédito. Organícelos por categoría (por ejemplo, alquiler, servicios públicos, suministros, publicidad) y por año. Sin un recibo, un gasto puede ser rechazado. Paso 3: Mantenga registros de empleo y nómina Según el Departamento de Desarrollo del Empleo (EDD), debe mantener los registros de nómina durante al menos cuatro años. Estos incluyen formularios W-4 de empleados, tarjetas de tiempo, registros de nómina que muestran salarios y deducciones, copias W-2 y evidencia de depósitos de impuestos sobre la nómina. Para contratistas independientes, conserve todos los formularios 1099 y los contratos firmados. Paso 4: Conserve los registros de activos y propiedades Conserve todos los registros relacionados con los activos del negocio, como vehículos, equipos y bienes raíces. Esto incluye facturas de compra, estados de cierre y registros de mejoras. Estos documentos son esenciales para calcular la depreciación y cualquier ganancia o pérdida cuando venda el activo. Paso 5: Organice los registros de impuestos sobre las ventas y el uso Si su negocio vende bienes tangibles, debe mantener registros para el Departamento de Impuestos y Administración de Tarifas de California (CDTFA). Mantenga un diario de ventas, certificados de reventa de clientes, facturas de compra de artículos que revende y todos los registros que muestren la cantidad de impuestos sobre las ventas que recaudó y pagó. Detalles y matices importantes: Por lo general, debe conservar todos los registros durante un mínimo de cuatro años a partir de la fecha de vencimiento o presentación de la declaración de impuestos, lo que sea más reciente. Los registros digitales son aceptables siempre que sean legibles y se puedan proporcionar a un auditor en un formato legible. Es fundamental mantener las finanzas de su negocio completamente separadas de sus finanzas personales. Advertencias y limitaciones: La carga de la prueba recae sobre usted, el contribuyente, para respaldar todos los datos de su declaración. Si no cuenta con los registros adecuados, un auditor puede rechazar las deducciones y créditos que solicitó, lo que resultará en impuestos, multas e intereses adicionales. Diferentes agencias estatales (Franchise Tax Board, EDD, CDTFA) pueden realizar sus propias auditorías por separado. Esta información es general y no constituye asesoramiento legal. Para situaciones complejas, consulte con un abogado calificado en California.