Quels documents financiers et opérationnels spécifiques ma petite entreprise doit-elle conserver pour être préparée à un audit fiscal en Californie ?

Pour vous préparer à un contrôle fiscal en Californie, vous devez conserver des registres complets et exacts qui justifient tous les revenus, dépenses, déductions et crédits demandés dans vos déclarations de revenus. La loi californienne vous oblige à conserver tous les registres nécessaires pour déterminer votre impôt dû. Voici les étapes pour vous assurer que vous disposez de la documentation requise : Étape 1 : Collectez tous les registres de revenus bruts Vous devez conserver tous les documents qui indiquent les sources et les montants des revenus bruts de votre entreprise. Cela comprend les factures de vente, les rubans de caisse, les bordereaux de dépôt bancaire, les relevés de traitement de carte de crédit et les relevés bancaires. Étape 2 : Documentez chaque dépense professionnelle Conservez des registres détaillés de toutes les dépenses professionnelles que vous déduisez. Cela comprend les chèques annulés, les reçus de caisse, les factures fournisseurs et les relevés de carte de crédit. Organisez-les par catégorie (par exemple, loyer, services publics, fournitures, publicité) et par année. Sans reçu, une dépense peut être refusée. Étape 3 : Tenez à jour les registres d'emploi et de paie Conformément au Département du développement de l'emploi (EDD), vous devez conserver les registres de paie pendant au moins quatre ans. Français Cela comprend les formulaires W-4 des employés, les feuilles de temps, les registres de paie indiquant les salaires et les retenues, les copies W-2 et les justificatifs de dépôts de charges sociales. Pour les entrepreneurs indépendants, conservez tous les formulaires 1099 et les contrats signés. Étape 4 : Conservez les registres des actifs et des biens Conservez tous les registres relatifs aux actifs de l'entreprise, tels que les véhicules, l'équipement et les biens immobiliers. Cela comprend les factures d'achat, les relevés de clôture et les registres des améliorations. Ces documents sont essentiels pour calculer l'amortissement et tout gain ou perte lorsque vous vendez l'actif. Étape 5 : Organiser les registres des taxes de vente et d'utilisation Si votre entreprise vend des biens corporels, vous devez conserver des registres pour le California Department of Tax and Fee Administration (CDTFA). Tenez un journal des ventes, les certificats de revente des clients, les factures d'achat des articles que vous revendez et tous les registres indiquant le montant de la taxe de vente que vous avez collectée et payée. Détails et nuances importants : Vous devez généralement conserver tous les registres pendant au moins quatre ans à compter de la date d'échéance ou de dépôt de la déclaration de revenus, selon la date la plus tardive. Les documents numériques sont acceptables à condition qu'ils soient lisibles et puissent être fournis à un auditeur dans un format lisible. Il est essentiel de séparer entièrement les finances de votre entreprise de vos finances personnelles. Avertissements et limitations : La charge de la preuve vous incombe, en tant que contribuable, et vous oblige à justifier tous les éléments de votre déclaration. Si vos documents sont incomplets, un auditeur peut rejeter les déductions et crédits que vous avez réclamés, ce qui entraînera des impôts, des pénalités et des intérêts supplémentaires. Différents organismes d'État (Franchise Tax Board, EDD, CDTFA) peuvent effectuer leurs propres audits. Ces informations sont générales et ne constituent pas un avis juridique. Pour les situations complexes, consultez un avocat californien qualifié.