Quali documenti finanziari e operativi specifici deve conservare la mia piccola impresa per essere preparata a una verifica fiscale in California?

Per essere preparati a una verifica fiscale in California, è necessario conservare una documentazione completa e accurata che supporti tutti i redditi, le spese, le detrazioni e i crediti richiesti nelle dichiarazioni dei redditi. La legge della California richiede di conservare tutta la documentazione necessaria per determinare il corretto importo delle imposte dovute. Ecco i passaggi per assicurarsi di disporre della documentazione richiesta: Fase 1: Raccogliere tutti i documenti relativi al reddito lordo È necessario conservare tutti i documenti che mostrano le fonti e gli importi del reddito lordo della propria attività. Questi includono fatture di vendita, nastri di cassa, ricevute di deposito bancario, estratti conto di elaborazione delle carte di credito ed estratti conto bancari. Fase 2: Documentare ogni spesa aziendale Conservare una documentazione dettagliata di tutte le spese aziendali dedotte. Ciò include assegni annullati, ricevute di cassa, fatture dei fornitori ed estratti conto delle carte di credito. Organizzare i documenti per categoria (ad esempio, affitto, utenze, forniture, pubblicità) e per anno. Senza una ricevuta, una spesa potrebbe non essere ammessa. Fase 3: Conservare i registri relativi all'occupazione e alle buste paga Secondo l'Employment Development Department (EDD), è necessario conservare i registri delle buste paga per almeno quattro anni. Questi includono i moduli W-4 dei dipendenti, le schede attività, i registri delle buste paga che mostrano stipendi e detrazioni, le copie W-2 e la prova dei depositi delle imposte sulle buste paga. Per i lavoratori autonomi, conservare tutti i moduli 1099 e i contratti firmati. Fase 4: Conservare i registri dei beni e delle proprietà Conservare tutti i registri relativi ai beni aziendali, come veicoli, attrezzature e immobili. Ciò include fatture di acquisto, rendiconti di chiusura e registrazioni di migliorie. Questi documenti sono essenziali per calcolare l'ammortamento e qualsiasi guadagno o perdita quando si vende il bene. Fase 5: Organizzare i registri delle imposte sulle vendite e sull'uso Se la tua azienda vende beni materiali, devi conservare i registri per il Dipartimento per l'amministrazione delle imposte e delle tariffe della California (CDTFA). Conserva un registro delle vendite, i certificati di rivendita dei clienti, le fatture di acquisto per gli articoli che rivendi e tutti i registri che mostrano l'importo dell'imposta sulle vendite riscosso e pagato. Dettagli e sfumature importanti: in genere è necessario conservare tutti i registri per un minimo di quattro anni dalla data di scadenza o di presentazione della dichiarazione dei redditi, a seconda di quale sia successiva. I documenti digitali sono accettabili purché siano leggibili e possano essere forniti a un revisore contabile in un formato leggibile. È fondamentale mantenere le finanze aziendali completamente separate da quelle personali. Avvertenze e limitazioni: l'onere della prova spetta al contribuente, che deve supportare tutti gli elementi della dichiarazione. In caso di mancanza di documenti adeguati, un revisore contabile può non riconoscere le detrazioni e i crediti richiesti, con conseguenti imposte, sanzioni e interessi aggiuntivi. Diverse agenzie statali (Franchise Tax Board, EDD, CDTFA) possono condurre verifiche separate. Queste sono informazioni generali e non costituiscono consulenza legale. Per situazioni complesse, consultare un avvocato qualificato in California.