我的小型企业必须保留哪些具体的财务和运营记录以准备应对加州税务审计？

为准备加州税务审计，您必须保留完整准确的记录，以佐证您的纳税申报单上申报的所有收入、支出、扣除额和抵免额。加州法律要求您保留所有必要的记录，以确定您的正确纳税义务。以下步骤可确保您拥有所需的文件：步骤 1：收集所有总收入记录您必须保存所有显示企业总收入来源和金额的文件。这些文件包括销售发票、收银机纸带、银行存款单、信用卡处理报表和银行对账单。步骤 2：记录每一项业务支出保留您扣除的所有业务支出的详细记录。这包括已取消的支票、现金收据、供应商发票和信用卡对账单。按类别（例如，租金、水电费、耗材、广告）和年份整理这些记录。没有收据，费用可能会被拒绝。步骤 3：保留就业和工资记录根据就业发展部 (EDD) 的规定，您必须保留工资记录至少四年。这些包括员工 W-4 表格、考勤卡、显示工资和扣除额的工资登记册、W-2 副本和工资税存款证明。对于独立承包商，请保留所有 1099 表格和签署的合同。步骤 4：保存资产和财产记录保留与商业资产相关的所有记录，例如车辆、设备和房地产。这包括采购发票、结账报表和改良记录。这些文件对于计算折旧以及出售资产时的任何收益或损失至关重要。步骤 5：整理销售和使用税记录如果您的企业销售有形商品，则必须为加州税务和费用管理局 (CDTFA) 保留记录。保留销售日记账、客户的转售证书、您转售商品的采购发票以及显示您收取和支付的销售税金额的所有记录。重要细节和细微差别：通常，您必须将所有记录保留至少四年，从纳税申报表到期日或提交之日起（以较晚者为准）。只要电子记录清晰易读，且能够以可读格式提供给审计师，即可接受。务必将您的企业财务与个人财务完全分开。警告和限制：您作为纳税人，有举证责任来证明您报税表上的所有项目。如果您缺乏足够的记录，审计师可能会拒绝您申报的扣除额和抵免额，从而导致额外的税款、罚款和利息。不同的州机构（特许经营税委员会、就业发展部、加州税务及家庭服务部）可以进行各自的审计。以上信息仅供参考，不构成法律建议。如遇复杂情况，请咨询合格的加州律师。