Wie dokumentiere ich Leistungsprobleme eines Mitarbeiters in Kalifornien ordnungsgemäß, bevor ich disziplinarische Maßnahmen ergreife?

Um Leistungsprobleme eines Mitarbeiters ordnungsgemäß zu dokumentieren, müssen Sie eine klare, sachliche und konsistente schriftliche Aufzeichnung erstellen, die das Problem darlegt, Erwartungen kommuniziert und dem Mitarbeiter die Möglichkeit zur Verbesserung gibt. Dieser Prozess trägt zur Gewährleistung von Fairness bei und schützt Ihr Unternehmen vor möglichen Rechtsansprüchen. So dokumentieren Sie Leistungsprobleme ordnungsgemäß: Schritt 1: Dokumentieren Sie konkrete, sachliche Vorfälle. Dokumentieren Sie jedes Leistungsproblem sofort, sobald es auftritt. Ihre Notizen sollten objektiv und sachlich sein. Geben Sie Datum, Uhrzeit, Vorfall, die geschäftlichen Auswirkungen und etwaige Zeugen an. Vermeiden Sie subjektive Meinungen oder emotionale Sprache. Schreiben Sie beispielsweise statt „hatte eine schlechte Einstellung“: „Am 26. Oktober lehnte der Mitarbeiter eine direkte Aufforderung ab, den ihm zugewiesenen Kundenbericht auszufüllen, da dies nicht seine Aufgabe sei.“ Schritt 2: Führen und dokumentieren Sie eine mündliche Verwarnung. Führen Sie bei einem ersten Problem ein vertrauliches Gespräch. Beschreiben Sie das Leistungsproblem klar, verweisen Sie auf Ihre Notizen und erläutern Sie den nicht erfüllten Standard. Hören Sie sich die Perspektive des Mitarbeiters an und nehmen Sie seine Erklärung in Ihre Zusammenfassung des Gesprächs auf. Informieren Sie ihn, dass Sie das Gespräch für seine Akte dokumentieren werden. Schritt 3: Erteilen Sie eine schriftliche Verwarnung. Wenn das Problem weiterhin besteht, verfassen Sie eine formelle schriftliche Verwarnung. Das Dokument sollte das wiederkehrende Problem detailliert beschreiben, auf das vorherige mündliche Gespräch verweisen und die erforderlichen Verbesserungen ausdrücklich benennen. Lassen Sie den Mitarbeiter den Erhalt der Verwarnung unterschreiben. Falls er sich weigert, vermerken Sie dies auf dem Dokument. Schritt 4: Implementieren Sie einen Leistungsverbesserungsplan (PIP). Erstellen Sie für schwerwiegende oder anhaltende Probleme einen PIP. Dieser Plan muss konkrete, messbare Ziele, einen klaren Zeitplan für Verbesserungen (normalerweise 30–90 Tage), die von Ihnen bereitgestellten Ressourcen und die Konsequenzen bei fehlenden Verbesserungen, die weitere Disziplinarmaßnahmen bis hin zur Kündigung umfassen können, enthalten. Schritt 5: Nachfassen und Dokumentation abschließen. Führen Sie während des PIP-Zeitraums regelmäßige Check-ins durch und dokumentieren Sie die Fortschritte des Mitarbeiters bzw. deren Ausbleiben. Wenn die Leistung bis zur Frist nicht den im PIP festgelegten Standards entspricht, sollte Ihre Abschlussdokumentation die gesamte Historie zusammenfassen, bevor Sie disziplinarische Maßnahmen ergreifen. Wichtige Hinweise: Seien Sie konsequent. Wenden Sie die Leistungsmanagement- und Disziplinarrichtlinien Ihres Unternehmens einheitlich auf alle Mitarbeiter an, um Diskriminierungsklagen gemäß dem kalifornischen Fair Employment and Housing Act zu vermeiden. Beachten Sie, dass Mitarbeiter gemäß Abschnitt 1198.5 des kalifornischen Arbeitsgesetzbuchs das Recht haben, ihre Personalakten anzufordern und einzusehen. Daher sollten alle Unterlagen professionell sein. Hinweis: Obwohl in Kalifornien ein Bundesstaat mit freier Kündigungsfrist gilt (Arbeitsgesetz § 2922), bietet dies keinen Schutz vor Klagen wegen ungerechtfertigter Kündigung, Diskriminierung oder Vergeltungsmaßnahmen. Eine solide und konsistente Dokumentation ist Ihre wichtigste Verteidigung gegen solche Ansprüche. Dies sind allgemeine Informationen und stellen keine Rechtsberatung dar. Wenden Sie sich in komplexen Fällen an einen qualifizierten Anwalt in Kalifornien.