¿Cómo puedo documentar adecuadamente los problemas de desempeño de un empleado en California antes de tomar medidas disciplinarias?

Para documentar adecuadamente los problemas de desempeño de un empleado, debe crear un registro escrito claro, objetivo y coherente que establezca el problema, comunique las expectativas y le brinde al empleado la oportunidad de mejorar. Este proceso ayuda a garantizar la imparcialidad y protege a su empresa de posibles demandas legales. Estos son los pasos para documentar adecuadamente los problemas de desempeño: Paso 1: Documentar incidentes específicos y objetivos. Registre inmediatamente cualquier problema de desempeño en cuanto ocurra. Sus notas deben ser objetivas y objetivas. Incluya la fecha, la hora, lo sucedido, el impacto en el negocio y cualquier testigo. Evite opiniones subjetivas o lenguaje emotivo. Por ejemplo, en lugar de "tuvo una mala actitud", escriba "El 26 de octubre, el empleado rechazó una solicitud directa para completar el informe del cliente asignado, alegando que no era su trabajo". Paso 2: Realizar y documentar una advertencia verbal. Para un problema inicial, realice una reunión privada. Exponga claramente el problema de desempeño, consulte sus notas específicas y explique el estándar que no se cumplió. Escuche la perspectiva del empleado e incluya su explicación en el resumen de la reunión. Infórmele que documentará la conversación para su archivo. Paso 3: Emitir una advertencia por escrito Si el problema continúa, redacta una advertencia formal por escrito. El documento debe detallar el problema recurrente, hacer referencia a la discusión verbal previa y establecer explícitamente las mejoras requeridas. Haz que el empleado firme la advertencia para acusar recibo. Si se niega, anota la negativa en el documento. Paso 4: Implementa un plan de mejora del rendimiento (PIP) Para problemas graves o persistentes, crea un PIP. Este plan debe describir objetivos específicos y mensurables, un cronograma claro para la mejora (normalmente de 30 a 90 días), los recursos que proporcionarás y las consecuencias de no mejorar, que pueden incluir medidas disciplinarias adicionales hasta el despido. Paso 5: Seguimiento y finalización de la documentación Realiza registros regulares durante el período del PIP y documenta el progreso del empleado o la falta de él. Si el rendimiento no cumple con los estándares descritos en el PIP antes de la fecha límite, tu documentación final debe resumir todo el historial antes de proceder con la acción disciplinaria. Consideraciones importantes: Sé coherente. Aplique las políticas de gestión del rendimiento y disciplinarias de su empresa de manera uniforme a todos los empleados para evitar demandas por discriminación según la Ley de Igualdad en el Empleo y la Vivienda de California. Recuerde que, según el Artículo 1198.5 del Código Laboral de California, los empleados tienen derecho a solicitar e inspeccionar sus expedientes personales, por lo que toda la documentación debe ser profesional. Nota: Si bien California es un estado con contrato de trabajo a voluntad (Artículo 2922 del Código Laboral), esto no lo protege contra demandas por despido injustificado, discriminación o represalias. Una documentación sólida y consistente es su principal defensa contra dichas demandas. Esta información es general y no constituye asesoramiento legal. Para situaciones complejas, consulte con un abogado calificado en California.