Comment puis-je documenter correctement les problèmes de performance d'un employé en Californie avant de prendre des mesures disciplinaires ?

Pour documenter correctement les problèmes de performance d'un employé, vous devez créer un compte rendu écrit clair, factuel et cohérent qui établit le problème, communique les attentes et offre à l'employé une chance de s'améliorer. Ce processus contribue à garantir l'équité et protège votre entreprise contre d'éventuelles poursuites judiciaires. Voici les étapes pour documenter correctement les problèmes de performance : Étape 1 : Documenter les incidents factuels spécifiques. Enregistrez immédiatement tout problème de performance dès qu'il survient. Vos notes doivent être objectives et factuelles. Indiquez la date, l'heure, le déroulement de l'incident, l'impact sur l'entreprise et les témoins. Évitez les opinions subjectives ou le langage émotionnel. Par exemple, au lieu de « avait une mauvaise attitude », écrivez : « Le 26 octobre, l'employé a refusé une demande directe de compléter le rapport client qui lui avait été assigné, affirmant que ce n'était pas son travail. » Étape 2 : Organiser et documenter un avertissement verbal. En cas de problème initial, organisez une réunion privée. Énoncez clairement le problème de performance, référez-vous à vos notes spécifiques et expliquez la norme qui n'a pas été respectée. Écoutez le point de vue de l'employé et incluez ses explications dans votre compte rendu de la réunion. Informez-le que vous consignerez la conversation pour son dossier. Étape 3 : Émettre un avertissement écrit Si le problème persiste, rédigez un avertissement écrit formel. Le document doit détailler le problème récurrent, faire référence à la discussion verbale précédente et énoncer explicitement les améliorations requises. Demandez à l'employé de signer l'avertissement pour accuser réception. S'il refuse, notez le refus sur le document. Étape 4 : Mettre en œuvre un plan d'amélioration des performances (PIP) Pour les problèmes graves ou persistants, créez un PIP. Ce plan doit définir des objectifs spécifiques et mesurables, un calendrier clair d'amélioration (généralement de 30 à 90 jours), les ressources que vous fournirez et les conséquences de l'absence d'amélioration, qui peuvent inclure des mesures disciplinaires supplémentaires pouvant aller jusqu'au licenciement. Étape 5 : Suivi et finalisation de la documentation Effectuez des contrôles réguliers pendant la période du PIP et documentez les progrès de l'employé ou leur absence. Si les performances ne répondent pas aux normes décrites dans le PIP avant la date limite, votre documentation finale doit résumer l'historique complet avant de procéder à des mesures disciplinaires. Considérations importantes : Soyez cohérent. Appliquez les politiques de gestion des performances et de discipline de votre entreprise de manière uniforme à tous les employés afin d'éviter les plaintes pour discrimination en vertu de la loi californienne sur l'équité en matière d'emploi et de logement. N'oubliez pas qu'en vertu de l'article 1198.5 du Code du travail californien, les employés ont le droit de demander et de consulter leurs dossiers personnels ; toute documentation doit donc être professionnelle. Remarque : Bien que la Californie soit un État où l'emploi est à volonté (article 2922 du Code du travail), cela ne constitue pas une protection contre les poursuites pour licenciement abusif, discrimination ou représailles. Une documentation solide et cohérente constitue votre principale défense contre de telles plaintes. Ces informations sont générales et ne constituent pas un avis juridique. Pour les situations complexes, consultez un avocat californien qualifié.