Come posso documentare correttamente i problemi di rendimento di un dipendente in California prima di adottare misure disciplinari?

Per documentare correttamente i problemi di performance di un dipendente, è necessario creare una documentazione scritta chiara, fattuale e coerente che stabilisca il problema, comunichi le aspettative e offra al dipendente l'opportunità di migliorare. Questo processo contribuisce a garantire l'equità e protegge la tua azienda da potenziali azioni legali. Ecco i passaggi per documentare correttamente i problemi di performance: Fase 1: Documentare incidenti specifici e fattuali Registrare immediatamente qualsiasi problema di performance non appena si verifica. Le note devono essere oggettive e fattuali. Includere la data, l'ora, l'accaduto, l'impatto aziendale e gli eventuali testimoni. Evitare opinioni soggettive o un linguaggio emotivo. Ad esempio, invece di "ha avuto un atteggiamento negativo", scrivere "Il 26 ottobre, il dipendente ha rifiutato una richiesta diretta di completare il rapporto del cliente assegnato, affermando che non era di sua competenza". Fase 2: Condurre e documentare un avvertimento verbale Per un problema iniziale, tenere un incontro privato. Indicare chiaramente il problema di performance, fare riferimento alle note specifiche e spiegare lo standard che non è stato raggiunto. Ascoltare il punto di vista del dipendente e includere la sua spiegazione nel riepilogo dell'incontro. Informali che documenterai la conversazione per il loro fascicolo. Fase 3: Emettere un avvertimento scritto Se il problema persiste, redigere un avvertimento scritto formale. Il documento dovrebbe descrivere in dettaglio il problema ricorrente, fare riferimento alla precedente discussione verbale e indicare esplicitamente i miglioramenti richiesti. Far firmare l'avvertimento al dipendente per confermarne la ricezione. In caso di rifiuto, annotare il rifiuto sul documento. Fase 4: Implementare un Piano di Miglioramento delle Prestazioni (PIP) Per problemi gravi o persistenti, creare un PIP. Questo piano deve delineare obiettivi specifici e misurabili, una tempistica chiara per il miglioramento (in genere 30-90 giorni), le risorse che saranno fornite e le conseguenze del mancato miglioramento, che possono includere ulteriori azioni disciplinari fino al licenziamento. Fase 5: Follow-up e finalizzazione della documentazione Effettuare controlli regolari durante il periodo del PIP e documentare i progressi del dipendente, o la loro mancanza. Se le prestazioni non soddisfano gli standard delineati nel PIP entro la scadenza, la documentazione finale dovrebbe riassumere l'intera cronologia prima di procedere con l'azione disciplinare. Considerazioni importanti: Sii coerente. Applicate le politiche di gestione delle prestazioni e disciplinari della vostra azienda in modo uniforme a tutti i dipendenti per evitare denunce di discriminazione ai sensi del Fair Employment and Housing Act della California. Ricordate che, ai sensi della Sezione 1198.5 del Codice del Lavoro della California, i dipendenti hanno il diritto di richiedere e ispezionare i propri fascicoli personali, pertanto tutta la documentazione deve essere professionale. Nota: sebbene la California sia uno stato in cui il rapporto di lavoro è libero (Codice del Lavoro § 2922), ciò non costituisce una protezione contro azioni legali per licenziamento ingiusto, discriminazione o ritorsione. Una documentazione solida e coerente è la vostra principale difesa contro tali denunce. Queste sono informazioni generali e non costituiscono consulenza legale. Per situazioni complesse, consultate un avvocato qualificato in California.