Как правильно документировать проблемы с производительностью труда сотрудника в Калифорнии, прежде чем применять дисциплинарные меры?

Чтобы правильно задокументировать проблемы с производительностью труда сотрудника, необходимо создать четкий, основанный на фактах и последовательный письменный отчет, который устанавливает суть проблемы, сообщает ожидания и предоставляет сотруднику возможность улучшить ситуацию. Этот процесс помогает обеспечить справедливость и защитить ваш бизнес от потенциальных судебных исков. Вот шаги для правильного документирования проблем с производительностью труда: Шаг 1: документируйте конкретные, фактические инциденты. Немедленно фиксируйте любые проблемы с производительностью труда по мере их возникновения. Ваши записи должны быть объективными и основанными на фактах. Укажите дату, время, произошедшее, влияние на бизнес и любых свидетелей. Избегайте субъективных мнений или эмоционального языка. Например, вместо «было плохое отношение» напишите: «26 октября сотрудник отказался от прямой просьбы подготовить отчет для назначенного клиента, заявив, что это не его работа». Шаг 2: составьте и задокументируйте устное предупреждение. В случае первоначальной проблемы проведите личную встречу. Четко сформулируйте проблему с производительностью труда, сошлитесь на свои конкретные записи и объясните, какой стандарт не был достигнут. Выслушайте точку зрения сотрудника и включите его объяснение в резюме встречи. Сообщите им, что вы будете документировать разговор для их файла. Шаг 3: Выдайте письменное предупреждение Если проблема продолжается, составьте официальное письменное предупреждение. В документе должна быть подробно описана повторяющаяся проблема, ссылка на предыдущее устное обсуждение и четко указаны требуемые улучшения. Попросите сотрудника подписать предупреждение, чтобы подтвердить получение. Если он откажется, сделайте запись об отказе в документе. Шаг 4: Внедрите план повышения производительности (PIP) В случае серьезных или постоянных проблем создайте PIP. Этот план должен наметить конкретные, измеримые цели, четкие сроки улучшения (обычно 30-90 дней), ресурсы, которые вы предоставите, и последствия отсутствия улучшения, которые могут включать дальнейшие дисциплинарные меры вплоть до увольнения. Шаг 5: Последующие действия и окончательная документация Проводите регулярные проверки в течение периода PIP и документируйте прогресс сотрудника или его отсутствие. Если производительность не соответствует стандартам, изложенным в PIP к крайнему сроку, ваша окончательная документация должна суммировать всю историю, прежде чем вы приступите к дисциплинарным мерам. Важные соображения: Будьте последовательны. Применяйте политику управления эффективностью и дисциплинарные меры вашей компании единообразно ко всем сотрудникам, чтобы избежать жалоб на дискриминацию в соответствии с Законом Калифорнии о справедливом трудоустройстве и жилье. Помните, что согласно разделу 1198.5 Трудового кодекса Калифорнии, сотрудники имеют право запрашивать и проверять свои личные дела, поэтому вся документация должна быть оформлена профессионально. Примечание: Хотя Калифорния является штатом с принципом добровольного трудоустройства (статья 2922 Трудового кодекса), это не гарантирует защиту от судебных исков о неправомерном увольнении, дискриминации или преследовании. Веская и последовательная документация — ваша основная защита от подобных жалоб. Это общая информация, которая не является юридической консультацией. В сложных ситуациях обратитесь к квалифицированному юристу из Калифорнии.